Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK)

Pendahuluan

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan, saling mempengaruhi dan bekerjasama sesuai aturan yang ditetapkan untuk mencapai suatu tujuan. Sistem Infomasi Berbasis Komputer adalah sistem informasi yang terhubung (online), tepat waktu (realtime) dan dapat dipercaya (reliable). Sistem informasi berbasis komputer mempunyai pola yang jelas yaitu sistem induk, subsistem dan subsubsietem sampai dengan bagian terkecil yang tidak dapat diuraikan lagi.

Menghadapi tantangan era globalisasi yang serba cepat dengan jumlah penduduk yang semakin banyak, pemerintah membutuhkan suatu sistem informasi berbasis komputer yang membuat administrasi kependudukan menjadi lebih cepat dan efisian. Tantangan terbesar dari kegiatan pengolahan data adalah menyakinkan bahwa data yang dimasukkan benar, karena data tersebut merupakan basis untuk menghasilkan informasi. (GIGO : Garbage In Garbage Out, Golden In Golden Out). Untuk itu diperlukan validasi atas data yang akan dilakukan pengolahan dalam sistem.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) adalah suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang bertujuan untuk menata sistem administrasi kependudukan di Indonesia, sistem ini meliputi pendataan penduduk dan pencacatan sipil. Data kependudukan antara lain : Nomor Induk Kependudukan (NIK), Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, Akta Kematian, Akta Nikah, dan sebagainya.

Penerapan sistem informasi administrasi kependudukan daring diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No. 88/2004 tentang pengelolaan administrasi kependudukan, Undang-Undang (UU) No. 23 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan dan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No. 18/2005 serta Peraturan Pemerintah (PP) No. 37 tahun 2007 tentang administrasi kependudukan. Pencatatan data penduduk suatu daerah yang melalui sistem informasi administrasi kependudukan menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten dan kota dimana dalam pelaksanaannya diawali dari desa dan kelurahan sebagai awal dari pendataan penduduk disuatu daerah. Selanjutnya data-data tersebut akan disimpan kedalam satu basis data yang terintegrasi secara nasional melalui jaringan internet. Sehingga data-data tersebut menjadi sumber basis data kependudukan secara nasional yang selanjutnya menjadi tanggung jawab pemerintah pusat. Sesuai dengan Undang-Undang (UU) No. 23 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan, SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan data kependudukan ditingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan yang selanjutnya memasukan data-data tersebut kedalam satu pusat data (data center) di Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan.

Dalam SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Kementerian Dalam Negeri akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas ganda dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke database kependudukan.

Dalam melaksanakan tugasnya untuk mengatur masalah kependudukan, di masing-masing kabupaten/kota terdapat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan kantor pemerintah yang menyediakan pelayanan masyarakat seperti pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, dll.

Analisis

Di Indonesia telah ada Sistem Informasi Kependudukan yang terintegrasi untuk seluruh Indonesia yang diberi nama Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang terpusat pada Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan, Kementerian Dalam Negeri. Pencatatan data penduduk suatu daerah yang melalui sistem informasi administrasi kependudukan menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten dan kota dimana dalam pelaksanaannya diawali dari desa dan kelurahan sebagai awal dari pendataan penduduk disuatu daerah.

Hampir semua pelayanan kependudukan dilakukan melalui Disdukcapil dengan prosedur hierarki mulai dari kelurahan. Sayangnya, SIAK hanya dapat diakses oleh admin yang ada pada Disdukcapil yang ada di tingkat kabupaten/kota, sedangkan jumlah penduduk di satu kabupaten/kota bisa sangat banyak, misalnya saja Kota Administrasi Jakarta Timur yang terdiri dari 2.852.887 penduduk (berdasarkan data Kemendagri tahun 2015). Hal tersebut menyebabkan banyak permasalahan misalnya terjadinya antrian yang panjang dalam proses administrasi kependudukan, lamanya proses administrasi kependudukan karena validasi yang masih manual dari tingkat RT/RW ke kelurahan kemudian ke kecamatan dan kemudian ke kabupaten/kota, dan sebagainya.

Jika kita kembalikan pada pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer, yang mana Sistem Infomasi Berbasis Komputer adalah sistem informasi yang terhubung (online), tepat waktu (realtime) dan dapat dipercaya (reliable), maka SIAK masih sangat perlu dikembangkan dan diperluas.

Pertama dari sisi keterhubungan (online), SIAK baru mengintegrasikan data antar kabupaten/kota dengan jumlah penduduk yang terlalu banyak untuk diadministrasikan di satu tempat. Kedua dari sisi ketepatan waktu (real time), dengan masih manualnya updating data dari tingkat kelurahan/desa, kecamatan ke kabupaten, maka data realtime masih agak sulit untuk dilakukan, apalagi mengingat kondisi geografis Indonesia yang berupa negara maritime dan kepulauan. Ketiga dari keandalan data (reliability), karena masih banyak proses yang dilakukan manual, sistem yang masih jauh dari sumber data awal menyebabkan keandalan datanya masih perlu diuji.

Permasalahan yang masih sering muncul adalah terkait pembaharuan data. Pembaharuan data kependudukan selama ini tergantung dari inisiatif penduduk itu sendiri. Jika penduduk tersebut melakukan perpindahan, atau terjadi penambahan jumlah anggota keluarga, data hanya akan diperbaharui jika penduduk tersebut melaporkan ke Disdukcapil. Sementara itu, antar Disdukcapil di Indonesia juga belum terhubung secara langsung, misalnya saja ada penduduk yang mengajukan pindah dari penduduk Ngawi, Jawa Timur ke Ciledug, Tangerang misalnya, penduduk tersebut harus melapor pindah ke Disdukcapil Ngawi, dan kemudian dia juga harus melaporkan diri ke Disdukcapil Tangerang. Setelah itu pun proses pembuatan KTP barunya pun mengurus lagi secara manual ke kelurahan. Sungguh sangat merepotkan.

Selain dari sisi sistem, permasalahan yang ada juga terkait adanya oknum-oknum pungli yang terkadang ada pada setiap level adminitrasi kependudukan. Dalam skala besarnya saja misalnya koruptor pengadaan logistic KTP. Permasalahan sumber daya manusia yang menangani administrasi kependudukan juga merupakan masalah yang harus dibenahi, misalnya saja petugas di kelurahan yang terkadang menggunakan komputer pun masih belum mahir. Tentu saja itu mengganggu kelancaran pelaksanaan tugas di bidang administrasi.

Kesimpulan

SIAK atau sistem kependudukan yang ada sekarang memang sudah terintegrasi antara kabupaten/kota dengan sistem data pusat di Kementerian, namun belum terintegrasi antar kabupaten/kota.

Level terbawah SIAK adalah Disdukcapil yang ada pada setiap kabupaten/kota, namun input data kependudukan adalah kelurahan/desa, sistem yang dijalankan masih manual antara kelurahan dan kecamatan ke kabupaten/kota sehingga rawan akan kesalahan.

Updating data yang tidak terintegrasi membuat proses menjadi lebih rumit karena penduduk yang melakukan perpindahan kabupaten/kota harus melakukan dua kali proses panjang untuk mengupdate data kependudukannya sendiri.

Jumlah penduduk dalam suatu kabupaten/kota masih dirasa terlalu besar jika diadministrasikan oleh satu Disdukcapil sehingga menimbulkan beberapa masalah lain.

Dengan segala kekurangan dan kelemahannya, SIAK masih membutuhkan pengembangan dan perluasan untuk bisa online, reliable dan real time.

Daftar Pustaka

BMP Sistem Informasi Manajemen, Universitas Terbuka. 2005

Sistem Informasi Kependudukan Berbasis Web di Desa Ngrupit. Skripsi untuk Memperoleh Gelar Sarjana Jenjang Strata Satu (S1) Pada Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Hasni Misdwiyanti Masruroh. 2014

Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Batu. Deasy Ayu. 2015

Tugas 1 MPB : Contoh Pembuatan Rumusan Masalah

Cermati kasus di bawah ini :

Bambang adalah seorang manajer pemasaran PT Pertamina di Kota Surabaya. Dalam masa kepemimpinannya ternyata hasil penjualan pelumas di Surabaya ternyata paling rendah di antara kota yang lain. Berdasarkan data tersebut maka:

1. Rumuskan permasalahan yang dihadapi manajer tersebut !

2. Hipotesis apa yang bisa Anda kemukakan dari kasus tersebut !

3. Jenis penelitian apakah yang sesuai untuk menganalisis masalah diatas? Jelaskan alasan Anda!

Tanggapan :

Pelumas adalah salah satu kebutuhan pokok pemilik kendaraan bermotor. Secara praktis, pelumas harus diganti setelah pemakaian kendaraan bermotor berupa sebanyak 10.000 km jarak tempuh atau 6 bulan masa pemakaian mana yang lebih dahulu tercapai sedangkan untuk motor 2.000 km jarak tempuh atau 1 bulan masa pemakaian mana yang lebih dahulu tercapai. Secara perhitungan, semakin banyak pemilik kendaraan bermotor, maka kebutuhan akan pelumas semakin tinggi. Namun demikian, terdapat faktor lain yang mempengaruhi jumlah permintaan pelumas, misalnya harga BBM yang tinggi, sehingga pemilik kendaraan bermotor mengurangi frekuensi penggunaan kendaraan bermotornya. Untuk sebuah perusahaan pelumas, kehadiran pesaing juga menjadi faktor yang harus diperhatikan. Ketika ada pesaing yang hadir di wilayah tersebut, maka konsumen akan memiliki alternative lain dalam memilih pelumas yang akan digunakan.

Dalam soal tersebut, masalah yang terjadi adalah penurunan penjualan pelumas PT Pertamida di Surabaya. Untuk hal tersebut saya membuat beberapa hipotesis antara lain penyebab turunnya penjualan pelumas PT Pertamina di Surabaya adalah muncul pesaing yaitu perusahaan pelumas yang baru di Surabaya, penurunan frekuensi kendaraan bermotor di Surabaya. Mengenai kenaikan BBM, meskipun hal tersebut dapat mempengaruhi frekuensi penggunaan kendaraan bermotor, namun kenaikan BBM bersifat nasional, sehingga tidak dapat dijadikan alasan wilayah Surabaya menjadi paling rendah di banding wilayah lain.

Dari hal di atas, dapat disusun rumusan masalah sebagai berikut :

1.     Apakah jumlah kendaraan bermotor di Surabaya mengalami penurunan?

2.     Apakah terbit kebijakan pemerintah Surabaya yang mempengaruhi frekuensi berkendara?

3.     Apakah muncul perusahaan pelumas lain di Surabaya dan belum muncul di kota lain?

4.     Apakah faktor yang paling mempengaruhi penjualan pelumas PT Pertamina di Surabaya?

 
Untuk melakukan penelitian tentang masalah ini, jenis penelitian yang paling sesuai adalah penelitian kausalitas. Karena penelitian kausalitas bertujuan untuk mencari penjelasan dalam bentuk hubungan sebab-akibat (casual effect) antar beberapa variabel. Didalam penelitian ini hipotesis yang disajikan adalah hipotesis kausalitas yang dipergunakan sebagai dasar dalam menganalisis hubungan sebab akibat suatu variabel yaitu antar beberapa variabel bebas X yang mempengaruhi dengan satu variabel tak bebas Y yang dipengaruhi. Misalnya berapa besarnya pengaruh jumlah kendaraaan bermotor (X1), kenaikan BBM (X2) dan munculnya pesaing (X3) terhadap hasil penjualan (=Y).