SISTEM
INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK)
Pendahuluan
Sistem adalah sekumpulan unsur /
elemen yang saling berkaitan, saling mempengaruhi dan bekerjasama sesuai aturan
yang ditetapkan untuk mencapai suatu tujuan. Sistem Infomasi Berbasis Komputer
adalah sistem informasi yang terhubung (online), tepat waktu (realtime) dan
dapat dipercaya (reliable). Sistem informasi berbasis komputer mempunyai pola
yang jelas yaitu sistem induk, subsistem dan subsubsietem sampai dengan bagian
terkecil yang tidak dapat diuraikan lagi.
Menghadapi tantangan era globalisasi
yang serba cepat dengan jumlah penduduk yang semakin banyak, pemerintah
membutuhkan suatu sistem informasi berbasis komputer yang membuat administrasi
kependudukan menjadi lebih cepat dan efisian. Tantangan terbesar dari kegiatan
pengolahan data adalah menyakinkan bahwa data yang dimasukkan benar, karena
data tersebut merupakan basis untuk menghasilkan informasi. (GIGO : Garbage In
Garbage Out, Golden In Golden Out). Untuk itu diperlukan validasi atas data
yang akan dilakukan pengolahan dalam sistem.
Sistem Informasi Administrasi
Kependudukan (SIAK) adalah suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan berbasis teknologi
informasi dan komunikasi yang bertujuan untuk menata sistem administrasi
kependudukan di Indonesia, sistem ini meliputi pendataan penduduk dan
pencacatan sipil. Data kependudukan antara lain : Nomor Induk Kependudukan
(NIK), Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Akta Kelahiran, Akta
Kematian, Akta Nikah, dan sebagainya.
Penerapan sistem informasi administrasi kependudukan daring
diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No. 88/2004 tentang pengelolaan
administrasi kependudukan, Undang-Undang (UU) No. 23 tahun 2006 tentang
administrasi kependudukan dan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No.
18/2005 serta Peraturan Pemerintah (PP) No. 37 tahun 2007 tentang administrasi
kependudukan. Pencatatan data penduduk suatu daerah yang melalui sistem
informasi administrasi kependudukan menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten
dan kota dimana dalam pelaksanaannya diawali dari desa dan kelurahan sebagai
awal dari pendataan penduduk disuatu daerah. Selanjutnya data-data tersebut
akan disimpan kedalam satu basis data yang
terintegrasi secara nasional melalui jaringan internet. Sehingga data-data
tersebut menjadi sumber basis data kependudukan secara nasional yang
selanjutnya menjadi tanggung jawab pemerintah pusat. Sesuai dengan
Undang-Undang (UU) No. 23 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan, SIAK
adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi
untuk memfasilitasi pengelolaan data kependudukan ditingkat Penyelenggara dan
Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan yang selanjutnya memasukan data-data
tersebut kedalam satu pusat data (data center) di Direktorat Jenderal
Administrasi Kependudukan.
Dalam
SIAK, database antara kecamatan, kabupaten-kota, provinsi dan Kementerian Dalam
Negeri akan terhubung dan terintegrasi. Seseorang tidak bisa memiliki identitas
ganda dengan adanya Nomor Identitas Kependudukan (NIK). Sebab, nomor bersifat
unik dan akan keluar secara otomatis ketika instansi pelaksana memasukkannya ke
database kependudukan.
Dalam
melaksanakan tugasnya untuk mengatur masalah kependudukan, di masing-masing
kabupaten/kota terdapat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil merupakan kantor pemerintah yang menyediakan
pelayanan masyarakat seperti pembuatan Kartu Tanda Penduduk, Kartu Keluarga,
Akta Kelahiran, Surat Keterangan Kematian, dll.
Analisis
Di Indonesia telah ada Sistem
Informasi Kependudukan yang terintegrasi untuk seluruh Indonesia yang diberi
nama Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang terpusat pada Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan, Kementerian
Dalam Negeri. Pencatatan data penduduk suatu daerah yang melalui sistem
informasi administrasi kependudukan menjadi tanggung jawab pemerintah kabupaten
dan kota dimana dalam pelaksanaannya diawali dari desa dan kelurahan sebagai awal
dari pendataan penduduk disuatu daerah.
Hampir semua pelayanan kependudukan dilakukan melalui
Disdukcapil dengan prosedur hierarki mulai dari kelurahan. Sayangnya, SIAK
hanya dapat diakses oleh admin yang ada pada Disdukcapil yang ada di tingkat
kabupaten/kota, sedangkan jumlah penduduk di satu kabupaten/kota bisa sangat
banyak, misalnya saja Kota Administrasi Jakarta Timur yang terdiri dari 2.852.887 penduduk (berdasarkan data Kemendagri tahun
2015). Hal tersebut menyebabkan banyak permasalahan misalnya terjadinya antrian
yang panjang dalam proses administrasi kependudukan, lamanya proses
administrasi kependudukan karena validasi yang masih manual dari tingkat RT/RW
ke kelurahan kemudian ke kecamatan dan kemudian ke kabupaten/kota, dan
sebagainya.
Jika kita kembalikan pada pengertian Sistem Informasi
Berbasis Komputer, yang mana Sistem
Infomasi Berbasis Komputer adalah sistem informasi yang terhubung (online),
tepat waktu (realtime) dan dapat dipercaya (reliable), maka SIAK masih sangat
perlu dikembangkan dan diperluas.
Pertama dari sisi keterhubungan
(online), SIAK baru mengintegrasikan data antar kabupaten/kota dengan jumlah
penduduk yang terlalu banyak untuk diadministrasikan di satu tempat. Kedua dari
sisi ketepatan waktu (real time), dengan masih manualnya updating data dari
tingkat kelurahan/desa, kecamatan ke kabupaten, maka data realtime masih agak
sulit untuk dilakukan, apalagi mengingat kondisi geografis Indonesia yang
berupa negara maritime dan kepulauan. Ketiga dari keandalan data (reliability),
karena masih banyak proses yang dilakukan manual, sistem yang masih jauh dari
sumber data awal menyebabkan keandalan datanya masih perlu diuji.
Permasalahan yang masih sering
muncul adalah terkait pembaharuan data. Pembaharuan data kependudukan selama ini
tergantung dari inisiatif penduduk itu sendiri. Jika penduduk tersebut
melakukan perpindahan, atau terjadi penambahan jumlah anggota keluarga, data
hanya akan diperbaharui jika penduduk tersebut melaporkan ke Disdukcapil.
Sementara itu, antar Disdukcapil di Indonesia juga belum terhubung secara
langsung, misalnya saja ada penduduk yang mengajukan pindah dari penduduk
Ngawi, Jawa Timur ke Ciledug, Tangerang misalnya, penduduk tersebut harus
melapor pindah ke Disdukcapil Ngawi, dan kemudian dia juga harus melaporkan
diri ke Disdukcapil Tangerang. Setelah itu pun proses pembuatan KTP barunya pun
mengurus lagi secara manual ke kelurahan. Sungguh sangat merepotkan.
Selain dari sisi sistem,
permasalahan yang ada juga terkait adanya oknum-oknum pungli yang terkadang ada
pada setiap level adminitrasi kependudukan. Dalam skala besarnya saja misalnya
koruptor pengadaan logistic KTP. Permasalahan sumber daya manusia yang
menangani administrasi kependudukan juga merupakan masalah yang harus dibenahi,
misalnya saja petugas di kelurahan yang terkadang menggunakan komputer pun
masih belum mahir. Tentu saja itu mengganggu kelancaran pelaksanaan tugas di
bidang administrasi.
Kesimpulan
SIAK atau sistem kependudukan yang
ada sekarang memang sudah terintegrasi antara kabupaten/kota dengan sistem data
pusat di Kementerian, namun belum terintegrasi antar kabupaten/kota.
Level terbawah SIAK adalah
Disdukcapil yang ada pada setiap kabupaten/kota, namun input data kependudukan
adalah kelurahan/desa, sistem yang dijalankan masih manual antara kelurahan dan
kecamatan ke kabupaten/kota sehingga rawan akan kesalahan.
Updating data yang tidak
terintegrasi membuat proses menjadi lebih rumit karena penduduk yang melakukan
perpindahan kabupaten/kota harus melakukan dua kali proses panjang untuk
mengupdate data kependudukannya sendiri.
Jumlah penduduk dalam suatu
kabupaten/kota masih dirasa terlalu besar jika diadministrasikan oleh satu
Disdukcapil sehingga menimbulkan beberapa masalah lain.
Dengan segala kekurangan dan
kelemahannya, SIAK masih membutuhkan pengembangan dan perluasan untuk bisa
online, reliable dan real time.
Daftar Pustaka
BMP
Sistem Informasi Manajemen, Universitas Terbuka. 2005
Sistem
Informasi Kependudukan Berbasis Web di Desa Ngrupit. Skripsi untuk Memperoleh
Gelar Sarjana Jenjang Strata Satu (S1) Pada Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Hasni Misdwiyanti Masruroh.
2014
Penerapan
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil Kota Batu. Deasy Ayu. 2015
Tidak ada komentar:
Posting Komentar